Comment gérer son temps quand on est entrepreneur.

Pour l’entrepreneur que vous êtes, le temps est une donnée très importante. « Le temps c’est de l’argent », a-t-on l’habitude de dire. Et cela est d’autant plus vrai pour un chef d’entreprise, dont l’un des objectifs principaux est de gagner de l’argent. Cette corrélation entre le temps et l’argent induit le fait que perdre du temps, c’est aussi perdre de l’argent. En revanche, bien gérer son temps c’est bien gérer son argent, et cela peut permettre d’en gagner plus. Il est donc très important pour un entrepreneur de bien gérer son temps. Mais comment ? Voici quelques conseils pour vous y aider.

1. Établissez un calendrier de travail 

Travailler dans l’improvisation serait certainement l’une des plus graves erreurs à commettre en tant qu’entrepreneur. Si vous n’êtes pas organisé dans votre travail, vous perdrez du temps, et vous serez inefficaces et improductifs. Il est donc important d’organiser votre travail en fonction des objectifs et des tâches à accomplir, et ce de manière journalière. Vous pouvez aussi faire une liste des tâches à effectuer sur une semaine, ou sur un mois. Beaucoup trouvent intéressant de rédiger le planning de travail du lendemain, le soir avant de quitter le boulot.  Pour ce qui est du support sur lequel vous établirez le calendrier de travail, vous pouvez porter votre choix sur celui sur lequel vous êtes le plus à l’aise : un agenda papier, une application mobile, un tableau Excel ou Google Agenda, par exemple.

2. Priorisez les tâches 

Il est important de commencer votre travail en attaquant les tâches prioritaires, c’est-à-dire les plus urgentes, les plus délicates ou les plus stressantes. Les tâches les moins importantes, même si elles sont plus longues à réaliser, devraient venir après les tâches urgentes. Une fois que vous en avez terminé avec les tâches prioritaires, vous travaillerez l’esprit plus tranquille, et cela pourra contribuer à vous rendre plus efficace. 

3. Ne soyez pas dispersés

Il peut être facile d’être distrait ou dispersé, surtout lorsqu’on travaille à domicile, chez soi. Lire ses mails, jeter un œil sur les infos à télé, se connecter sur les réseaux sociaux ou faire des achats en ligne peu vous faire perdre un temps précieux sans vous en rendre compte ! Pour éviter d’être constamment distrait ou d’avoir l’esprit qui divague, alternez les tâches qui nécessitent de l’attention avec les autres, pour reposer votre cerveau. N’oubliez pas les pauses. Il n’y a aucun mal à prendre 10 minutes de pause et 20 minutes l’après-midi. Pendant le déjeuner, prenez au moins 45 minutes pour déguster un petit plat, au calme.
Si vous aimez la musique n’hésitez pas à en mettre en fond sonore, pas trop fort, pour rester éveillé et concentré. Si vous perdez trop de temps sur les médias sociaux, installez un bloqueur d’URL pour les sites problématiques dans votre navigateur préféré. Si vous passez trop de temps à répondre aux courriels, fixez un quota horaire que vous consacrez aux courriels chaque jour.

Évitez également le « multitasking », qui consiste à effectuer plusieurs tâches au même moment, à moins que cela soit une de vos forces éprouvées qui n’a pas d’impact sur votre productivité. Si vous essayez d’effectuer une seule tâche tout en répondant à chaque nouvel e-mail, à chaque SMS et en gérant chaque problème au fur et à mesure qu’il se présente, vous n’accordez à aucune d’entre elles l’attention qu’elle mérite. Non seulement cela signifie que vous devrez probablement revenir en arrière et corriger des erreurs d’inattention plus tard, mais cela signifie également que vous perdez du temps sur le moment en changeant de vitesse mentale. À l’inverse, se concentrer sur une seule tâche à la fois augmente la productivité et les performances.

4. Déléguez

Pour ne pas être obligé de tout faire, engagez des personnes en qui vous avez confiance et confiez-leur le travail pour lequel vous n’avez pas le temps, ou les tâches dont vous n’avez pas les compétences. Vous aurez ainsi le temps de vous concentrer sur les tâches que vous maîtrisez le mieux et celles qui vous tiennent le plus à cœur. Si votre entreprise est nouvelle ou si elle n’est suffisamment développée pour avoir des employés à temps plein, pensez à engager des stagiaires ou de faire appel à des entrepreneurs indépendants lorsque c’est possible. Et pour pouvoir déléguer efficacement les tâches, il est important de partager l’information, et ce à temps et aux personnes indiquées. Déléguer vous fera gagner en temps et en efficacité. Ronald REAGAN, ancien président américain, disait d’ailleurs à propos de l’importance de déléguer : « Entourez-vous des meilleurs que vous puissiez trouver, déléguez et abstenez-vous d’interférer ».

5. Fixez-vous des objectifs de temps 

Dans la liste des tâches journalières que vous allez dresser, essayez de déterminer le temps que vous passerez à effectuer chacune d’elles. Chaque tâche devrait avoir une durée définie et précise. Bien entendu, il ne faudrait pas être trop strict, mais cette bonne habitude vous permet d’avoir une idée du temps à accorder à chacune de vos activités. Si une tâche est trop longue, il ne faut pas hésiter à la stopper et la reprendre plus tard.

6. Organisez votre espace de travail  

S’il y a du désordre sur votre espace de travail (bureau un peu trop encombré par exemple), le travail sera plus difficile, moins efficace, et vous perdrez beaucoup de temps. Par contre lorsque l’espace physique est organisé, il en résulte un espace mental organisé et un travail plus efficace. Les dossiers à code couleur par exemple, les piles de documents entrants et sortants et autres tactiques similaires vous aident à trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Garder votre bureau libre de tout déchet et de tout encombrement contribue également à maintenir un espace mental ordonné, équilibré, et propice à la productivité. 

7. Automatisez les processus répétitifs  

  Automatiser les processus répétitifs permet de ne pas refaire à chaque fois la même procédure pour une tâche qu’on a l’habitude d’effectuer. Par exemple, si vous envoyez souvent le même type d’email, élaborez des offres similaires, ou alors vos communiqués ont tous la même base, vous pouvez créer des modèles, des prototypes pré-remplis de tous les fichiers et messages que vous envoyez régulièrement. Bien entendu, il faudra les personnaliser pour chaque client, mais vous gagnerez de précieuses minutes à chaque fois.

8. Prévoyez du temps pour vous reposer 

Ne pas faire de pause vous expose à l’épuisement, et en fin de compte, votre rendement sera loin d’être optimal. Il est donc parfois important de faire une pause, car votre esprit a besoin de se reposer de temps en temps pour avoir le meilleur rendement possible, quand vous effectuerez des tâches intellectuelles qui le mettront à contribution.

Voilà donc huit conseils qui vous permettront de bien gérer votre temps, le temps étant une denrée parfois rare et très précieuse pour un entrepreneur. Si vous faites de votre mieux pour les mettre en application, vous gagnerez certainement en efficacité, en productivité, mais aussi en argent.